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Optimisez vos envois de factures avec le regroupement de factures
Dans l’ère numérique actuelle, où les entreprises sont confrontées à une multitude de tâches administratives et logistiques, l’efficacité dans la gestion des documents, notamment les envois de factures, devient un enjeu majeur. Découvrez comment regrouper les factures pour un même destinataire peut transformer votre gestion documentaire, améliorer la sécurité et générer des économies.
Envois de factures : sécurité et simplification à chaque étape
Vous créez, depuis votre logiciel métier, un ou plusieurs fichiers PDF groupés avec vos toutes factures à envoyer. Cette première étape, intégrée à votre flux de travail quotidien, est cruciale pour rationaliser le processus d’envoi de factures. Centraliser toutes vos factures destinées à un même client en un fichier PDF unique simplifie non seulement le processus d’envoi, mais facilite également le suivi et la gestion des documents.
Une fois vos fichiers PDF générés, la plateforme ALTHUS PRINT-AVENUE entre en jeu. Vous déposez vos fichiers sur votre compte client, accessible via le serveur sécurisé d’ALTHUS PRINT-AVENUE. Cette démarche garantit la confidentialité et la sécurité de vos données, éléments essentiels dans le traitement des informations sensibles telles que les factures. L’accès via un serveur sécurisé assure également la disponibilité des fichiers à tout moment, offrant une flexibilité précieuse dans la gestion de vos envois.
Lors du traitement des fichiers par le système d’impression d’ALTHUS PRINT-AVENUE, un QR Code identique est inséré pour les factures destinées au même destinataire. Cette innovation technologique simplifie le processus de tri ultérieur. La lecture optique du QR Code permet à la mise sous pli mécanique de regrouper automatiquement les factures destinées à un même destinataire dans une seule enveloppe.
Ainsi, pour 480 factures à envoyer, vous n’utiliserez par exemple que 350 enveloppes affranchies, démontrant l’efficacité économique de cette approche.
Vers une gestion plus efficace et économique
La démarche décrite n’est pas limitée aux seules factures. Elle s’applique également aux appels de fonds, aux appels de travaux, aux bulletins de paie avec annexes nominatives, et bien d’autres documents. En adoptant cette méthodologie, vous améliorez significativement l’efficacité de votre gestion documentaire, réduisez les coûts liés à l’affranchissement, et contribuez à la préservation de l’environnement en minimisant l’utilisation d’enveloppes.
En intégrant ces étapes dans votre routine opérationnelle, vous gagnez en efficacité, en sécurité, et en économies substantielles. L’utilisation intelligente des technologies comme les QR Codes et le traitement groupé des envois positionne ALTHUS PRINT-AVENUE comme un partenaire stratégique pour une gestion documentaire moderne et efficiente.
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